Создание выпадающего списка в Excel

как в Excel сделать выпадающий списокПредназначением электронных таблиц Excel является работа с большими объемами данных. Однако иногда при заполнении документа требуется вводить однотипную информацию – например, год рождения школьника. Если знать, как в Excel сделать выпадающий список, то можно ограничиться созданием одного перечня, из которого впоследствии выбираются нужные значения.

Создание выпадающего меню

Для создания списка используется функция «Проверка данных», доступная на вкладке «Данные». Но прежде чем применять её, нужно прописать в столбик значения, которые требуется закрепить в перечне.Подготовка

Значения прописываются на том же листе, где располагается таблица, но вне зоны основной работы. Когда список составлен, нужно сформировать из него раскрывающееся меню.

  1. Отметьте ячейку таблицы, в которой должен быть перечень.
  2. Откройте вкладку «Данные» и запустите инструмент «Проверка данных».Данные
  3. На экране возникнет окошко «Проверка значений». Для минимальной настройки раскрывающегося перечисления выберите тип «Список» и укажите в поле «Источник» диапазон данных, которые нужно закрепить в меню.

Область используемых данных можно вписать вручную или просто выделить левой кнопкой мыши – номера ячейки автоматически отобразятся в поле «Источник». Выпадающий список готов, протестируйте, как он работает.Проверка вводимых значений

Каталог с данными закреплен в одной ячейке, но в таблице обычно много строк, так что нужно растянуть список. Выделите ячейку с перечнем: внизу вы увидите справа маленький квадрат. Зажмите его левой кнопкой и протяните вниз на всю длину таблицы.Список

Список будет скопирован во все ячейки, которые попадут в выделенный диапазон.

Чтобы удалить меню, нужно снова запустить инструмент «Проверка данных» и поставить параметр  «Любое значение». Перечень будет автоматически стерт из ячейки.

При необходимости можно разместить данные из перечисления на другом листе. В таком случае настройка будет чуть сложнее:

  1. Откройте второй лист и в столбик пропишите необходимые значения. Выделите их и запустите инструмент «Присвоить имя» на вкладке «Формулы».
  2. Пропишите имя заданному диапазону.Второй лист
  3. Вернитесь на первый лист, где размещена основная таблица. Запустите инструмент «Проверка» данных, выберите тип «Список» и напишите в источниках имя диапазона, заданное вами на втором листе. Обязательно поставьте перед именем знак «=», иначе ссылка не будет работать.Ссылка на другой лист

Теперь данные, закрепленные в каталоге, будут храниться на одном листе, а сам список будет работать на другом листе.

Дополнительные настройки

К выплывающему перечислению данных можно добавить подсказки, чтобы другие пользователи понимали, что нужно делать. Кроме того, по умолчанию в сформированный каталог нельзя добавлять новые значения. Это ограничение тоже снимается. Но пойдем по порядку:

  1. Откройте инструмент «Проверка данных».
  2. Перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
  3. Напишите подсказку, которая будет выплывать при выделении ячейки с перечислением.Сообщение для ввода

Теперь при наведении курсора на выплывающий перечень на экране будет появляться подсказка, что делать дальше,

  1. Перейдите на вкладку «Сообщение об ошибке».
  2. Выберите вид «Предупреждение» и сохраните изменения.Сообщение об ошибке

При попытке ввести новое значение в список появится предупреждение. Нажмите «Да», чтобы продолжить ввод, и те данные, что не были закреплены ранее в каталоге, будут добавлены в одну ячейку. Чтобы добавить их в список, нужно внести изменения в поле «Источник».


Программы и сервисы , , , , Bookmark